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 Documentación  laboral 

Firmas

¿ Es posible usar firma electrónica simple o avanzada en cualquier documento de carácter laboral?

 Fuente : Informe 0135-2021-MTPE/2/14.1

De acuerdo con el Decreto Legislativo Nº 1310, para la suscripción de los diferentes documentos en materia laboral, el empleador puede sustituir su firma manuscrita por su firma digital o por otra modalidad de firma electrónica.

Al respecto, la Ley Nº 27269 regula expresamente la modalidad de firma digital, como aquella que puede tener la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita para la manifestación de voluntad. 

Sin embargo, teniendo en cuenta la diversidad de garantías que ofrecen, los diversos niveles de seguridad y la heterogeneidad de las necesidades de sus potenciales usuarios, dicha ley también admite otras modalidades de firma electrónica que, no teniendo la misma validez y eficacia jurídica que el uso de la firma manuscrita, pueden cumplir algunas de las funciones características de esta última

En en ese sentido, el Reglamento de la Ley Nº 27269 admite la posibilidad de utilizar dos modalidades de firma electrónica distintas a la firma digital: 

la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada.

 Sin embargo, dadas las características de la firma electrónica simple, esta modalidad no permite identificar al firmante ni vincularlo de manera única con el documento, así como tampoco preserva la integridad del documento, pues no es posible detectar cualquier modificación posterior del mismo.

En aplicación del artículo 141-A del Código Civil, es viable que –para la formalización por escrito del contrato de trabajo u otro acuerdo individual entre el trabajador y el empleador– la manifestación de la voluntad de ambas partes pueda utilizar la firma digital u otra modalidad de firma electrónica, según lo señalado en los párrafos precedentes. 

En este caso, debe tenerse presente lo señalado en el punto 3.16 del presente informe, relativo a la decisión libre del trabajador para la sustitución de su firma manuscrita por la firma electrónica.

De  otro lado, los empleadores pueden reemplazar la entrega física de los documentos laborales por su remisión a través del correo electrónico, la puesta a disposición por medio de la Intranet u otro medio tecnológico, siempre que se cumplan las condiciones señaladas por el numeral 3.2 del artículo 3 del Decreto Legislativo Nº 1310, es decir, que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador (entiéndase, la emisión segura del documento) y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador.

De acuerdo a lo señalado en la consulta, el Software contempla el uso de una firma electrónica –entendemos– distinta a la firma digital prevista en el artículo 3 de la Ley Nº 27269. 

Sin perjuicio de ello, debe tenerse en cuenta que, si bien es posible el uso de la firma electrónica simple o avanzada en cualquier documento de carácter laboral, ello no garantiza el no repudio del documento, pues en caso de negativa o controversia sobre la autoría de la firma electrónica, quien invoque la autenticidad de la misma deberá acreditarla.

En lo que respecta a la remisión de los documentos laborales al trabajador, encontramos que la plataforma descrita en la consulta garantizaría la emisión segura del documento, así como un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador, cumpliendo así con las condiciones requeridas en el numeral 3.2 del artículo 3 del Decreto Legislativo Nº 1310. No obstante, para poder cubrir eventuales supuestos en los que el trabajador tenga algún tipo de limitación para acceder por sus propios medios a la plataforma, recomendamos tener presente lo señalado en el punto 3.24 del presente informe.

Finalmente, en lo que se refiere al almacenamiento de la documentación laboral en formato digital, para que, a requerimiento del Inspector de Trabajo, éste tenga acceso a la misma, encontramos que ello se encuentra conforme a lo dispuesto en el numeral 3.3 del artículo 3 del Decreto Legislativo Nº 1310.